UCASAL Digitaliza sus Resoluciones como parte de su Transformación Digital

En Lumile contamos con más de 20 años brindando soluciones tecnológicas a los problemas de nuestros clientes. En los últimos años nos centramos en el desarrollo de LumbreDocs una plataforma simple de usar, sólida y confiable, que permite digitalizar los documentos de su empresa, y lograr así el nivel de despapelización deseado y maximizando la gestión y trazabilidad de estos documentos.

Hemos detectado una necesidad de resolver la problemática que generan en las empresas los trámites con grandes volúmenes de papel y que requieren interacción o firma de personas que no se encuentran geográficamente en la misma oficina, provincia o país.

Los problemas más frecuentes en estas instituciones:

• Generan gran cantidad de documentos en papel, que necesitan moverlos entre oficinas o delegaciones para ser revisados o firmados por diferentes personas.
• Escanean los documentos para poder enviarlos de manera digital pero no tienen trazabilidad de los mismos.
• Firman copias escaneadas de los documentos que no tienen ninguna seguridad ni validez legal.
• No tienen rápida visibilidad del estado y la ubicación de los documentos.
• Tienen problemas de espacio físico para guardar la documentación.

La Universidad Católica de Salta cuenta con 10 facultades las cuales dan servicio a más de 30.000 alumnos y 1.800 docentes distribuidos a lo largo de todo el país.

Nuestra Solución

Ellos buscaban una solución que les permita acelerar la transformación digital de algunos procesos de la Universidad que requerían el uso de mucho papel y pasar por etapas manuales de validación y autorización.

Además la distribución geográfica de sus facultades dificultaba la generación de documentos que requerían la firma de profesores o alumnos que no estaban físicamente en el mismo lugar.

Para resolver estos problemas y agilizar los procesos de la universidad implementamos LumbreDocs para la digitalización de las resoluciones internas como primer paso.
Este documento se genera en la plataforma y luego se envía para la firma de la Secretaria Académica y del Decano de la Facultad en última instancia.

Se implementó de manera progresiva, iniciando por la Facultad de Ciencias Agrarias y Veterinaria y luego se fueron sumando el resto de las facultades.

Con esto se lograron importantes reducciones de costos relacionados al papel, (impresión, traslado y guarda), se aceleraron los tiempos de generación de las resoluciones, minimizando los errores y sus correcciones, eliminado los tiempos de envío a las diferentes personas y se le dio mayor seguridad a través de la firma digital.