¿Despapelizar un Municipio es posible?

Vicente Lopez acepta el desafío y comienza a generar sus documentos 100% digitales.

En Lumile contamos con más de 20 años brindando soluciones tecnológicas a los problemas de nuestros clientes. En los últimos años nos centramos en el desarrollo de LumbreDocs una plataforma simple de usar, sólida y confiable, que permite digitalizar los documentos de su empresa, y lograr así el nivel de despapelización deseado y maximizando la gestión y trazabilidad de estos documentos.

Hemos detectado una necesidad de resolver la problemática que generan en las empresas los trámites con grandes volúmenes de papel y que requieren interacción o firma de personas que no se encuentran geográficamente en la misma oficina, provincia o país.

Los problemas más frecuentes en estas instituciones:

• Generan gran cantidad de documentos en papel, que necesitan moverlos entre oficinas o delegaciones para ser revisados o firmados por diferentes personas.
• Escanean los documentos para poder enviarlos de manera digital pero no tienen trazabilidad de los mismos.
• Firman copias escaneadas de los documentos que no tienen ninguna seguridad ni validez legal.
• No tienen rápida visibilidad del estado y la ubicación de los documentos.
• Tienen problemas de espacio físico para guardar la documentación.

El desafio

La situación de Vicente López, como la de la mayoría de los municipios, estaba lejos de la digitalización de sus documentos. Sus procesos eran manuales y extremadamente burocráticos, con una gran diversidad de herramientas obsoletas para registrarlos; desde cuadernos, planillas de excel o, en el mejor de los casos, un sistema con muchos años de antigüedad.

La pandemia del COVID enfatizó más aún estos problemas y como parte de su renovación tecnológica decidieron emprender el camino hacia la despapelización del municipio. Se trató de un objetivo ambicioso, desarrollado en etapas, en el que implementamos LumbreDocs y comenzamos con la digitalización de algunos documentos.

Sin importar la complejidad del documento, ni cuántas personas intervienen en su creación, se logró digitalizar de principio a fin en una primera etapa todos los Decretos Municipales.

Luego de dos años, se crearon más de 8000 decretos, con la participación de 150 usuarios y 17 firmantes incluido el Intendente del municipio.

El éxito de la primera etapa, impulsó la incorporación de nuevos documentos de gran importancia legal a nuestra plataforma como las Resoluciones, Ordenanzas y Sentencias, entre otras.

Con esto se lograron importantes reducciones de costos relacionados al papel, (impresión, traslado y guarda), se aceleraron los tiempos de generación de los documentos, minimizando los errores y sus correcciones, eliminado los tiempos de envío a las diferentes personas y se le dio mayor seguridad a través de la firma digital.